Piezīme vai memorands ir ziņojums, kas pielāgots konkrētai auditorijai, lai viņu par kaut ko informētu. Piezīmes ir vispārējs biroja dokuments, tāpēc tās var aptvert visdažādākās tēmas un izplatīt papīra eksemplāros, pa faksu vai e -pastu. Parasti jūsu piezīmes formalitāte ir atkarīga no organizācijas, kurā strādājat, un tēmas juridiskā rakstura. Ēkas renovācijas piezīme parasti ir paredzēta, lai īrniekiem, darbiniekiem, īpašniekiem vai strādniekiem pastāstītu par nepieciešamo renovāciju, kas ietekmēs viņu vidi. Uzziniet, kā uzrakstīt piezīmi par ēku renovāciju.
Soļi
1. darbība. Pieprasiet iepriekšējo memorandu kopijas
Jūs varat gūt priekšstatu par savas organizācijas toni un formalitāti, aplūkojot iepriekšējo paziņojumu piemērus. Palūdziet priekšniekam sniegt tikai tos paraugus, ar kuriem viņi ir apmierināti.
2. solis. Iegūstiet visu šo piezīmju skarto personu kontaktinformācijas kopijas
Jums būs jānosūta katrai pusei kopija, un var paiet dažas dienas vai nedēļas, lai iegūtu visas nepieciešamās adreses vai e -pasta ziņojumus.
3. Apkopojiet visus faktus, kas nepieciešami, lai pierādītu ēkas renovācijas nepieciešamību
Ja mājokļa vai dzīvokļa pārvalde ir pieņēmusi priekšlikumu, kas apstiprina renovāciju, lūdziet tā kopiju, lai to varētu pieprasīt vai izplatīt. Jo lielāka renovācija, jo vairāk pierādījumu jums būs nepieciešams.
4. solis. Nosakiet termiņus
Veicot lielus remontus, iespējams, vēlēsities nosūtīt piezīmi savlaicīgi, lai viņi varētu veikt nepieciešamās naktsmītnes. Ja renovācija notiek pēdējā brīdī, izlemiet par datumu un laiku, kad tā notiks, ieskaitot laiku, kad cilvēki varēs apmesties.
5. solis. Uzrakstiet piezīmes kontūru
Jebkurš biznesa raksts tiek izmantots, lai pārliecinātu lasītāju par kaut ko. Zem virsrakstiem izveidojiet melnrakstu, kas ietver piezīmes tēmu, aprakstu, termiņus un datumus, pierādījumus un kontaktinformāciju turpmākai rīcībai.
6. solis. Strukturējiet savu piezīmi
Izmantojiet uzņēmuma logotipu un struktūru, ja tā būs piezīme, kas izveidota ar uzņēmuma nosaukumu. Tālāk ir sniegti norādījumi par piezīmes formatēšanu.
- Ievietojiet adresāta vārdu tekstapstrādes dokumenta augšējā kreisajā stūrī. Tas var būt vispārīgs vai konkrēts nosaukums, taču tam jābūt viegli atpazīstamam, tāpēc persona zina, ka ēkas atjaunošanas piezīme attiecas uz viņu.
- Pēc tam ierakstiet personu, cilvēkus vai uzņēmumu, kas raksta piezīmi. Ja rakstāt piezīmi nodaļai vai uzņēmumam, jums, iespējams, būs jāpieprasa apstiprinājums, pirms nosūtāt piezīmi ar kāda cita vārdu.
- Ievietojiet datumu zemāk. Atgādinājumi būtu jāsagatavo diezgan ātri, jo tie parasti lūdz kādu savlaicīgi pamanīt kaut ko.
- Uzrakstiet ēkas atjaunošanas piezīmes tēmu, izmantojot iespējami labākos aprakstošos vārdus. Piemēram, tā vietā, lai rakstītu "Temats: ēku renovācija", rakstiet "Liftu remonts, 30. augusts no 6:00 līdz 8:00".
- Uzrakstiet ziņojuma pamattekstu. Uzrakstiet mērķi, kāpēc renovācija ir nepieciešama, kāpēc renovācija nāk par labu lasītājam un nepieciešamie pierādījumi, piemēram, būvnormatīvs vai drošības jautājumi. Esiet tiešs; mēģiniet neiekļaut rakstīšanu, kas neatbalsta jūsu ziņojumu.
7. solis. Ja nepieciešams, iekļaujiet aizzīmes vai sarakstus
Cilvēki, visticamāk, lasa piezīmes, kas nav teksta bloki. Tā kā piezīmes ir diezgan neformālas, varat izveidot sarakstus ar aizzīmēm vai izmantot treknrakstu, lai izceltu noteiktu atjaunošanas termiņa vai mērķa sadaļu.
8. solis. Rediģējiet savu piezīmi uz 1 lapu
Ja jūs sniedzat piezīmi daudziem cilvēkiem, labākais veids, kā nodrošināt, ka viņi to izlasīs, ir saglabāt to īsu. Ja tas ir pārāk garš un mērķis nav uzreiz skaidrs, viņi to var atlikt, līdz viņiem ir brīvs laiks.
Tas neattiecas uz juridisko memorandu un dažām uzņēmuma piezīmēm, kurās ir iekļauti ziņojumi par būvniecību vai valdes priekšlikumi. Pārliecinieties, ka zināt, kādu garumu jūsu auditorija gaida
9. solis. Pierādiet savu piezīmi par pareizrakstības un gramatikas kļūdām
Ja jūsu rakstīšanas prasmes nav spēcīgas, dodiet to priekšniekam vai kolēģim, kurš to var rediģēt.
10. solis. Parakstiet vēstuli
Kad tas ir apstiprināts, jūs vēlaties to parakstīt un datēt, lai tas kļūtu oficiāls. Piezīmes apakšā iekļaujiet savu kontaktinformāciju un ikviena kontaktinformāciju, uz kuru viņi var uzdot jautājumus.
11. solis. Iekļaujiet nepieciešamos pielikumus
Izdrukājiet piezīmju kopijas un pielikumus katrai kontaktpersonai. Pirms nosūtīšanas pievienojiet tos piezīmei.
12. solis. Piegādājiet savu piezīmi savlaicīgi
Remontdarbu laikā cilvēkiem būs vajadzīgs laiks, lai izstrādātu plānus, tāpēc mēģiniet iegūt informāciju viņiem, kad tā tiks paziņota.
